SECRETARÍA MUNICIPAL

La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales serán dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

La Secretaría Municipal tiene por objeto dar un adecuado apoyo administrativo al Alcalde y al Concejo.

Las funciones principales de la Secretaría Municipal son:

A.- El Secretario Municipal deberá desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales:

     a-1) Asistir y tomar acta de las sesiones del Concejo.

     a-2) Refrendar y transcribir las resoluciones del Alcalde, los acuerdos del Concejo.

     a-3) Llevar un registro público y certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, en conformidad con la Ley.

     a-4) Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la Ley cuando le sean solicitadas.

B.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde.:

     b-1) Realizar la recepción, tramitación, despacho y archivo de la documentación municipal.

     b-2) Revisar a diario toda la documentación que ingresa al Municipio vía Oficina de Partes, providenciarla y solicitar los antecedentes que sean necesarios.

     b-3) Revisar a diario la documentación proveniente de las diferentes Direcciones Municipales para firma del Sr. Alcalde, solicitar antecedentes necesarios y clasificarlos.

     b-4) Supervisar el despacho oportuno de la correspondencia por la Oficina de Partes.

     b-5) Redactar las respuestas sobre solicitudes de vecinos.

C.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Concejo:

     c-1) Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.

     c-2) Ejercer las tareas propias de Secretaría, de acuerdo a las instrucciones que imparta el Concejo, su Presidente y a lo que dispone el Reglamento Interno del Concejo.

     c-3) Proponer y preparar los antecedentes de los temas de la Tabla que se tratará en las sesiones del Concejo.

     c-4) Efectuar y despachar las citaciones a los Señores Concejales para las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo con la debida antelación, adjuntando la tabla correspondiente y copia del Acta de la sesión anterior.

     c-5) Llevar y mantener al día los Libros de Actas de las sesiones del Concejo, insertando los documentos que éste determine.

     c-6) Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al Municipio, que determine el Concejo.

     c-7) Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario.

     c-8) Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.

D.- Certificar la vigencia de la personalidad jurídica a las organizaciones comunitarias.

E.- Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias, como asímismo la reforma de sus estatutos, en conformidad a la Ley.

F.- Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomienden.

OFICINA DE PARTES Y RECLAMOS

La Oficina de Partes depende directamente de la Secretaría Municipal y tiene por objeto recepcionar, ingresar, registrar, tramitar, despachar y archivar en forma ordenada y expedita toda la documentación del Municipio y los reclamos que se formulen por los particulares al Alcalde.

La Sección Oficina de Partes tiene a su cargo las siguientes funciones:

A.- Recibir y registrar en forma metódica y ordenada todas las comunicaciones y documentos que lleguen desde el exterior a la Municipalidad.

     a-1) Numerar y fechar los documentos recibidos en orden correlativo, de acuerdo a la clave asignada por el Jefe de la Oficina de Partes;

     a-3) Distribuir y despachar las providencias alcaldicias referentes a dichos ingresos, a las unidades municipales correspondientes, previo registro en el sistema computacional;

     a-4) Llevar el archivo, en fotocopia, de los documentos emanados de la Contraloría General de la República, Intendencia, Ministerios u otros servicios relevantes, los que serán clasificados por una clave;

B.- Numerar y fechar los Decretos Alcaldicios, las Ordenanzas, los Reglamentos Municipales y los Contratos.

     b-1) Distribuir sus copias según proceda, a quien corresponda.

     b-2) Publicarlos, cuando proceda.

     b-3) Archivarlos en forma correlativa y por materia.

C.- Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior, asignándole la clave respectiva.

     c-1) Numerar, fechar y despachar las cartas y oficios alcaldicios, distribuir sus copias y archivarlos.

     c-2) Recibir y remitir para V°B° del Alcalde, los oficios emanados de las distintas unidades municipales, numerarlos, fecharlos y despacharlos al exterior por intermedio de los mensajeros, correo o servicios particulares, según la urgencia.

     c-3) Archivar copia de dichos documentos, clasificados por unidades municipales.

D.- Fechar y numerar en forma correlativa las órdenes del servicio, circulares y demás comunicaciones emanadas del Alcalde y unidades municipales y distribuirlas, cuando corresponda.

F.- Llevar el archivo ordenado y metódico de la documentación oficial del Municipio, conforme al reglamento respectivo, velando por su correcta conservación y actualización.

G.- Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde o las distintas unidades municipales, en relación a la  documentación recibida, despachada o archivada en la Oficina de Partes. Si la información es solicitada por personas externas del Municipio, ésta será proporcionada previo V°B° del Alcalde.

H.- Informar al Secretario Municipal sobre las adjudicaciones de propuestas públicas, privadas y contrataciones directas de servicios para el Municipio, en forma semanal y oportuna, con el objeto de ser informadas ante el Concejo Municipal.

I.- Retirar la correspondencia de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General de la República, Intendencia y demás organismos públicos, diariamente.

J.- Atención de público para entrega de bases, ordenanzas u otros documentos, cuando corresponda.

K.- Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal.

L.- Recepcionar los reclamos que se formulen por escrito al Alcalde por cualquier persona y registrarlos en el libro que llevará para tales efectos.

OFICINA DEL CONCEJO

La Oficina de Concejales depende directamente del Secretario Municipal y tiene por objeto servir de secretaría para aquél.

La Oficina del Concejo tiene a su cargo las siguientes funciones:

     a) Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.

     b) Atender público, concertar y coordinar entrevistas entre los vecinos de la Comuna con los distintos miembros del Concejo.

     c) Realizar las demás funciones que el Concejo le solicite.