Artículo 23: La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales serán dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. 

Artículo 24: La Secretaría Municipal tiene por objeto dar un adecuado apoyo administrativo al Alcalde y al Concejo Municipal. 

Artículo 25: Las funciones principales de la Secretaría Municipal son: 

a) El Secretario Municipal deberá desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales: 

     – Gestionar las citaciones al Concejo Municipal cuando sea requerido. Preparando todos los antecedentes y proporcionarlos oportunamente a los Concejales, según el tipo de citación, conforme a los temas fijados en la Tabla de Sesiones. 

     – Asistir y tomar acta de las sesiones del Concejo Municipal, llevando un registro correlativo de ellas y mantenerlas en custodia. 

     – Refrendar y transcribir las resoluciones del Alcalde, los acuerdos y solicitudes del Concejo Municipal, velando por su cumplimiento y manteniendo un archivo de tal documentación. 

     – Cumplir con las funciones que le asigna la Ley N°19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias y, asimismo, cumplir con las funciones que otras disposiciones legales le asignan, sean estas: llevar el registro público, Certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, y publicar en la página web institucional en conformidad a la Ley. 

     – Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la Ley cuando le sean solicitadas. 

     – Efectuar la notificación de los Decretos y Resoluciones Alcaldicias a los interesados afectados, cuando corresponda.

b) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde: 

     – Realizar la recepción, tramitación, despacho y archivo de la documentación municipal. 

     – Revisar a diario toda la documentación que ingresa al Municipio vía Oficina de Partes Presencial y Oficina de Partes Virtual, providenciarla y solicitar los antecedentes que sean necesarios. 

     – Revisar a diario la documentación proveniente de las diferentes Instituciones Públicas y Privadas que sean dirigidas al Sr. Alcalde, solicitar antecedentes necesarios y clasificarlos. 

     – Supervisar el despacho oportuno de la correspondencia por la Oficina de Partes. 

     – Integrar las comisiones y comités que el Alcalde y los reglamentos determinen. 

     – Coordinar y supervigilar el funcionamiento de las unidades de su dependencia. 

     – Otras funciones que le delegue o encomiende el Alcalde. 

c) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Concejo Municipal: 

     – Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Concejo Municipal a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda. 

     – Ejercer las tareas propias de Secretaría, de acuerdo a las instrucciones que imparta el Concejo Municipal, su Presidente y a lo que dispone el Reglamento Interno del Concejo Municipal. 

     – Proponer y preparar los antecedentes de los temas de la Tabla que se tratará en las sesiones del Concejo Municipal. 

     – Efectuar y despachar las citaciones a los señores Concejales para las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Municipal con la debida antelación, adjuntando la tabla correspondiente. 

     – Llevar y mantener al día los Libros de Actas de las sesiones del Concejo Municipal, insertando los documentos que éste determine. 

     – Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al Municipio, que determine el Concejo Municipal. 

     – Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario. 

     – Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo Municipal, como también despachar la correspondencia que emane del mismo. 

d) Certificar la vigencia de la personalidad jurídica a las organizaciones comunitarias. 

e) Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias, como asimismo la reforma de sus estatutos, en conformidad a la Ley. 

f) Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomienden. 

Artículo 26: De la Secretaría Municipal dependen las siguientes Oficinas: 

1. Oficina de Partes, Informaciones, Reclamos y Sugerencias 
2. Oficina de Organizaciones Comunitarias
3. Oficina de Concejales

1) Oficina de Partes, Informaciones, Reclamos y Sugerencias

Artículo 27: La Oficina de Informaciones, Partes, Reclamos y Sugerencias (OIRS) depende directamente de la Secretaría Municipal, y tiene por objeto recepcionar, ingresar, registrar, tramitar, despachar y archivar en forma ordenada y expedita toda la documentación del Municipio y los reclamos que se formulen por los particulares al Alcalde. 

Artículo 28: La Oficina de Partes tiene a su cargo las siguientes funciones: 

a) Recibir y registrar en forma metódica y ordenada todas las comunicaciones informaciones, notificaciones, correos electrónicos y documentos que lleguen desde el exterior a la Municipalidad. 

     – Ingresar, registrar y fechar en sistema interno, asignando:
               – Número de documento externo “expediente”. –
               – Resumir objeto de solicitud, autorización y/o denuncia.
               – Adjuntar antecedentes.
               – Copiar en sistema interno a Director (a) o Directores (as) involucrados.

     – Distribuir y despachar las providencias Alcaldicias referentes a dichos ingresos, a las unidades municipales correspondientes, previo registro en el sistema de gestión documental.

     – Llevar el archivo, en fotocopia y en digital, de los documentos emanados de la Contraloría General de la República, Intendencia, Ministerios u otros servicios relevantes, los que serán clasificados por una clave.

b) Numerar, fechar y timbrar los Decretos Alcaldicios, las Ordenanzas, Los Reglamentos Municipales y los Contratos. 

     – Distribuir sus copias según proceda, a quien corresponda.

     – Publicarlos, cuando proceda.

     – Archivarlos en forma correlativa.

     – Informar al Secretario Municipal y gestionar la notificación de Decretos Alcaldicios y Oficios Alcaldicios según corresponda.

     – Coordinar y enviar mensualmente a la Oficina de Transparencia, los Decretos Alcaldicios asignados con responsabilidad a la Secretaría Municipal, con la finalidad que sean publicados en la Página Web del Municipio. 

c) Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior, asignándole la clave respectiva.

     – Numerar, fechar y despachar las cartas y oficios Alcaldicios, distribuir sus copias y archivarlos. 

     – Recibir y remitir con Visto Bueno (VºBº) del Alcalde, los oficios emanados de las distintas unidades municipales, numerarlos, fecharlos y despacharlos al exterior por intermedio de los mensajeros, correo o servicios particulares, según la urgencia. 

     – Archivar copia de dichos documentos. 

d) Fechar y numerar en forma correlativa las órdenes del servicio, circulares y demás comunicaciones emanadas del Alcalde y unidades municipales y distribuirlas, cuando corresponda. 

e) Llevar el archivo ordenado y metódico de la documentación oficial del Municipio, conforme al reglamento respectivo, velando por su correcta conservación y actualización. 

f) Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde o las distintas unidades municipales, en relación a la documentación recibida, despachada o archivada en la Oficina de Partes. Si la información es solicitada por personas externas del Municipio, ésta será proporcionada previo VºBº del Alcalde. 

g) Retirar e ingresar al sistema de registro interno la correspondencia de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General de la República, Intendencia y demás organismos público, diariamente. 

h) Atención de público para entrega de ordenanzas Municipales, Reglamentos Internos u otros documentos, cuando corresponda. 

i) Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal. 

j) Recepcionar los reclamos que se formulen por escrito al Alcalde por cualquier persona y registrarlos en el libro que llevará para tales efectos. 

k) Recepcionar los reclamos que se formulen al Alcalde por cualquier persona, y registrarlos en sistema de registro interno. 

2) Oficina de Organizaciones Comunitarias 

Artículo 29: La Oficina de Organizaciones Comunitarias depende directamente del Secretaría Municipal, y tiene por objeto recepcionar, ingresar, registrar, tramitar, despachar y archivar en forma ordenada y expedita la información entregada por las Organizaciones Comunitarias. 

a) Recepcionar el depósito de los antecedentes de las Organizaciones Comunitarias para la obtención de Personalidad Jurídica, cambio y/o restructuración de directorio y modificación de estatuto, sean estas las contempladas en la Ley N°19.418 y la Ley N°20.500. 

b) Recepcionar información relativa al nombramiento de las Comisiones de Finanzas y Electoral, de las Organizaciones Comunitarias. 

c) Actuar como Ministro de Fe, ante solicitudes de Constituciones de organizaciones según lo establece la Ley N°20.500. 

d) Recibir y registrar en forma metódica y ordenada todos los antecedentes relativos a las Organizaciones Comunitarias, sean estas las contempladas en la Ley N°19.418 y la Ley N°20.500. 

e) Entregar certificados de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Comunitarias. 

f) Revisar y entregar certificado de vigencia de Directiva a las Organizaciones Comunitarias. 

g) Inscribir Personalidad Jurídica en el Registro Civil y de Identificación, para las Organizaciones Comunitarias, sean estas las contempladas en la Ley N°19.418 y la Ley N°20.500. 

h) Entregar en terreno y/o por envío de carta normal o certificada, los ordinarios de respuesta para las Organizaciones Comunitarias. 

3) Oficina de Concejales 

Artículo 30: La Oficina de Concejales depende directamente del Secretaría Municipal, y tiene por objeto, dotar al Concejo Municipal y a los/as Concejales/as de los medios de apoyo, útiles y apropiados, para desarrollar debida y oportunamente las funciones y atribuciones que por ley se les confiere. 

a) Cumplir labores de atención de público y apoyo administrativo en las oficinas dispuestas para los señores (as) Concejales/as. 

b) Recepcionar, clasificar y distribuir la correspondencia, información, documentación y/o antecedentes dirigidos a los señores (as) Concejales/as. 

c) Gestionar solicitudes y requerimientos presentados mediante plataforma de Lobby, según lo estipulado en la Ley N°20.730. 

d) Coordinar agenda y reuniones entre organizaciones comunitarias y personas particulares que soliciten audiencia con los señores (as) Concejales/as. 

e) Prestar apoyo administrativo, técnico y/o profesional, de acuerdo a los requerimientos de los señores (as) Concejales/as. 

f) Otras tareas que se le encomienden en razón de su cometido.